Spie Nederland

Een personeelsevent organiseren midden in het dagelijkse werk

Het evenement in het kort

Voor SPIE Nederland organiseerde HS Events een personeelsevent op eigen locatie, midden in een actieve werkomgeving. Het werk moest doorgaan, terwijl collega’s toch samen wilden komen. Door slim gebruik te maken van zowel de bedrijfshal als de buitenruimte ontstond een evenement dat aansloot op de cultuur van SPIE: nuchter, goed georganiseerd en energiek, zonder verstoring van het proces.

• Aanleiding: personeelsevent op eigen locatie

• Grootste uitdaging: het werk mocht niet stil komen te liggen

• Oplossing: slimme routing en combinatie van binnen- en buitenruimte

• Rol HS Events: advies, organisatie en volledige uitvoering

• Resultaat: een ontspannen event zonder impact op het productieproces

Het moment en de aanleiding

SPIE Nederland organiseert regelmatig personeelsevenementen. Dit varieert van barbecues en kerstlunches tot openingen van nieuwe panden en veiligheidsdagen. Het doel is telkens hetzelfde: collega’s samenbrengen op een toegankelijke en goed georganiseerde manier.

De situatie vooraf

Afgelopen jaar moesten alle evenementen op eigen locatie plaatsvinden. Door regelgeving rondom de werkkostenregeling (wkr) was het niet mogelijk om uit te wijken naar externe locaties. Dat gold niet alleen voor grote vestigingen, maar ook voor kleinere locaties met beperkte ruimte.

De zorg en spanning

Voor SPIE was het belangrijk dat ieder evenement goed zou verlopen, ongeacht de locatie. Niet elke vestiging is ingericht voor bijeenkomsten, maar het niveau en de beleving moesten wel gelijk blijven. De organisatie zocht een partner die hierin meedacht en het volledige traject kon dragen.

De aanpak van HS Events

HS Events kijkt per vestiging samen met de opdrachtgever naar wat mogelijk is. De locatie is altijd het vertrekpunt. Op basis daarvan wordt geadviseerd over opzet, routing en inrichting. Of het nu gaat om een parkeerplaats, bedrijfshal of buitenterrein: HS Events verzorgt de complete organisatie en uitvoering, zodat de opdrachtgever nergens over hoeft na te denken.

Het event

De evenementen verlopen soepel en volgens afspraak. Medewerkers kunnen ontspannen samenkomen, terwijl alles achter de schermen geregeld is. Voor HS Events is SPIE een prettige opdrachtgever om voor te werken, met korte lijnen en duidelijke afstemming.

Het resultaat

Meerdere vestigingen keren structureel terug voor nieuwe evenementen. Het vertrouwen is groot, omdat SPIE weet dat HS Events levert wat wordt afgesproken. Ook op minder voor de hand liggende locaties, zoals parkeerplaatsen, worden evenementen steeds weer goed en professioneel uitgevoerd.

Wat deze samenwerking sterk maakte

De samenwerking is gebaseerd op vertrouwen en voorspelbaarheid. HS Events denkt mee, schakelt snel en maakt waar wat wordt beloofd. Daardoor voelt de organisatie voor SPIE als een vanzelfsprekend verlengstuk van het team.