Foodtruck Festival | Boon Edam

Een groots personeelsfeest op eigen terrein, met aandacht voor sfeer en comfort

Het evenement in het kort

Het jaarlijkse personeelsfeest van Royal Boon Edam vond plaats op de eigen locatie. Een grote, functionele ruimte werd omgevormd tot een sfeervol foodtruckfestival voor collega’s en aanhang. Door extra overkapping, een doordachte indeling en ruime cateringcapaciteit zorgde HS Events voor een ontspannen evenement waarin sfeer, comfort en overzicht samenkwamen.

• Aanleiding: jaarlijks personeelsfeest

• Grootste uitdaging: een grote, functionele loods omvormen tot een sfeervol foodtruckfestival

• Oplossing: extra overkapping, slimme inrichting en ruime cateringcapaciteit

• Rol HS Events: advies, voorbereiding en volledige organisatie

• Resultaat: een geslaagd personeelsfeest en een tevreden, terugkerende klant

Het moment en de aanleiding

Royal Boon Edam organiseert jaarlijks een personeelsfeest voor collega’s en hun aanhang. Een moment om samen te ontspannen en stil te staan bij het gezamenlijke werk binnen de organisatie.

De situatie vooraf

Het eerste contact ontstond naar aanleiding van het foodtruckfestivalconcept op de website van HAL60. In het telefoongesprek werd duidelijk dat dit concept ook op de eigen locatie van Royal Boon Edam toegepast kon worden. Die locatie bestond uit een grote, functionele loods. Praktisch ingericht voor dagelijks gebruik, maar niet vanzelfsprekend geschikt voor een sfeervol personeelsfeest.

De zorg en spanning

De belangrijkste zorgen lagen bij de sfeer en het comfort. Zou de loods warm en gezellig genoeg aanvoelen? En was er voldoende eten voor een gezelschap van 400 gasten? Royal Boon Edam zocht een partij die deze vragen serieus nam en het totaaloverzicht bewaakte.

De aanpak van HS Events

Na een locatiebezoek werd duidelijk dat extra aankleding nodig was om de ruimte te laten spreken. HS Events stelde daarom voor om een stretchtent in de loods toe te voegen, om de grote ruimte terug te brengen tot een meer compacte en sfeervolle setting. Ook op catering werd ruim ingezet. Er werd bewust gekozen voor voldoende foodtrucks en extra personeel, zodat iedereen gedurende het feest makkelijk een hapje en een drankje kon halen zonder wachttijden.

Het event

De opbouw kon al een dag eerder plaatsvinden. Dat gaf ruimte en rust in de voorbereiding en zorgde ervoor dat alles netjes en gecontroleerd werd ingericht. Op de dag zelf waren alle leveranciers op tijd en verliep het programma volgens planning. De combinatie van eten, muziek en activiteiten zorgde voor een ontspannen en levendige sfeer.

Het resultaat

Het personeelsfeest verliep soepel en werd positief ontvangen door collega’s en organisatie. Voor Royal Boon Edam bevestigde dit dat het concept ook op eigen locatie goed werkte. Het resultaat is een tevreden klant die graag terugkeert.

Wat deze samenwerking sterk maakte

Door vooraf goed te kijken naar de ruimte, zorgen serieus te nemen en keuzes te maken die passen bij de schaal van het evenement, bracht HS Events overzicht en vertrouwen. Van opbouw tot afbouw lag de organisatie volledig in handen van één partij.