Winter Wonderland | BOB Autowas

Een nieuwjaarsborrel organiseren voor collega’s uit heel Nederland, binnen duidelijke grenzen

Het evenement in het kort

De jaarlijkse nieuwjaarsborrel van Bob Autowas bracht collega’s uit alle vestigingen samen op één locatie. Het evenement vond plaats op meerdere niveaus en kende duidelijke randvoorwaarden voor ruimte en vloerbelasting. Door een doordachte indeling, bewuste materiaalkeuzes en strakke regie zorgde HS Events voor een borrel die rustig en overzichtelijk verliep, met aandacht voor zowel organisatie als sfeer.

• Aanleiding: jaarlijkse nieuwjaarsborrel voor collega’s uit alle vestigingen

• Grootste uitdaging: een event op meerdere niveaus met technische randvoorwaarden

• Oplossing: doordachte indeling, duidelijke materiaalkeuzes en strakke regie

• Rol HS Events: voorbereiding, coördinatie en volledige uitvoering

• Resultaat: een geslaagde borrel en een langdurige samenwerking

Het moment en de aanleiding

Bob Autowas organiseert ieder jaar een nieuwjaarsborrel voor collega’s uit alle vestigingen in Nederland. Een vast moment om samen het jaar te starten, bij te praten en de verbinding tussen collega’s te versterken.

De situatie vooraf

De nieuwjaarsborrel vond plaats op meerdere niveaus. Het programma speelde zich af op de eerste etage en op de begane grond in de auto spa. Dat vroeg om een zorgvuldige indeling van de ruimte en een duidelijke routing.
Een belangrijk aandachtspunt was de vloer op de begane grond. Deze mocht niet beschadigd raken, omdat de ruimte na afloop weer volledig in gebruik zou zijn en er dagelijks auto’s overheen rijden.

De zorg en spanning

Voor Bob Autowas was het belangrijk dat alles goed zou passen binnen deze randvoorwaarden. Zij zochten een partner die meedacht in mogelijkheden, risico’s vooraf benoemde en het volledige traject uit handen kon nemen. Het vertrouwen dat alles netjes en gecontroleerd zou verlopen was daarbij essentieel.

De aanpak van HS Events

HS Events startte met een locatiebezoek om de ruimte, routing en technische beperkingen goed in kaart te brengen. Op basis daarvan werd geadviseerd om het programma logisch op te delen, zodat de verschillende ruimtes overzichtelijk bleven en elkaar versterkten.
Er werd bewust gekozen voor kunststof bekers in plaats van glaswerk om risico’s voor de vloer te voorkomen. Daarnaast werden beveiligers ingezet om het verloop van de avond rustig en beheersbaar te houden. Door deze keuzes vooraf te maken, ontstond rust voor zowel de organisatie als de collega’s.

Het event

De opbouw was intensief. Omdat een groot deel van het evenement op de eerste etage plaatsvond, moest al het materiaal via de trap naar boven worden gebracht. Door extra manuren in te zetten, verliep ook dit onderdeel zonder verstoring. Tijdens de borrel liep alles volgens plan en konden collega’s ongedwongen samenkomen.

Het resultaat

De nieuwjaarsborrel was geslaagd en gaf Bob Autowas het vertrouwen om de samenwerking voort te zetten. Inmiddels keren zij jaarlijks terug, waren zij in 2025 opnieuw bij HAL60 en wordt HS Events in 2026 betrokken bij het 25-jarig jubileum van het bedrijf.

Wat deze samenwerking sterk maakte

Door vooraf scherp te zijn op randvoorwaarden en verantwoordelijkheid te nemen in keuzes en uitvoering, bracht HS Events overzicht en rust. Dat gaf Bob Autowas het vertrouwen om de organisatie van deze momenten structureel uit handen te geven.

Quote van de klant

“HS Events heeft mijn verwachtingen meer dan overtroffen. Het voortraject, het prettige contact en de daadwerkelijke uitvoering: alles was tot in de puntjes verzorgd en zeer professioneel uitgevoerd. Wij zullen ons zeker bij een volgend event weer bij HS melden. Niks dan lof voor het gehele team van HS Events.”

Over HAL60

“Top locatie en super verzorging. Ons bedrijfsfeest in de zeer sfeervol aangeklede HAL60 was super verzorgd.”