Winter Wonderland | Prodeba

Een kerstborrel organiseren voor een groeiend team, met grip op logistiek en sfeer

Het evenement in het kort

Voor Prodeba organiseerde HS Events een kerstborrel in HAL60 voor een snel groeiend team van medewerkers en partners. Met ongeveer 400 gasten vroeg het evenement om een goede balans tussen logistiek en beleving. Door pendelvervoer strak te organiseren, voldoende ruimte en catering te bieden en te zorgen voor een warme sfeer, verliep de avond rustig en overzichtelijk en konden gasten onbezorgd samen het jaar afsluiten.

• Aanleiding: kerstborrel voor een sterk groeiend team

• Grootste uitdaging: vervoer van 400 gasten naar de locatie

• Oplossing: strak georganiseerd pendelvervoer en duidelijke regie

• Rol HS Events: locatie, logistiek, catering en entertainment

• Resultaat: een geslaagde kerstborrel met rust en overzicht

Het moment en de aanleiding

Prodeba is een gespecialiseerde zorginstelling met een snel groeiend team. Juist daarom wilde de organisatie een gezamenlijk moment creëren om het jaar af te sluiten met medewerkers en partners. Door de omvang van de groep werd het steeds lastiger om een passende locatie te vinden, waardoor de keuze uiteindelijk viel op HAL60.

De situatie vooraf

Voor het kerstfeest werd gerekend op ongeveer 400 gasten. Het programma bestond uit een borrel, aansluitend diner en een feestavond. De grootste logistieke uitdaging lag in het vervoer. Een groot deel van de medewerkers zou gezamenlijk met pendelbussen naar de locatie reizen. Dat betekende niet alleen vervoer regelen, maar ook een geschikte opstapplek en duidelijke begeleiding voor de gasten.

De zorg en spanning

Voor Prodeba waren drie zaken essentieel: voldoende ruimte voor de groep, goed eten en een betrouwbare vervoersoplossing. Vooral het busvervoer vroeg om zekerheid. Iedereen moest op tijd en zonder gedoe op de juiste plek aankomen, zodat de avond ontspannen kon beginnen.

De aanpak van HS Events

HS Events nam de volledige organisatie uit handen. Er werd pendelvervoer ingezet en een opstapplek geregeld bij Leiden Centraal, wat in de praktijk niet vanzelfsprekend is. Om alles in goede banen te leiden, werd een medewerker van HS Events in Leiden geplaatst. Deze persoon zorgde ervoor dat iedereen in de juiste bus terechtkwam en hield contact met de opdrachtgever. Door deze aanpak bleef het vervoer overzichtelijk en beheersbaar.

Het event

Het pendelvervoer verliep soepel. Enkele gasten kozen ervoor om niet met de bus te reizen, wat vooraf duidelijk was afgestemd. Op locatie was alles goed verzorgd. Het eten was ruim voldoende en van goede kwaliteit. De sfeer werd versterkt door passende decoratie, een coverband, DJ, tafelgoochelaar en een photobooth. Dat zorgde voor een afwisselende en ontspannen avond.

Het resultaat

De kerstborrel was geslaagd. De combinatie van goed georganiseerd vervoer, passende catering en entertainment zorgde voor rust bij de organisatie en plezier bij de gasten. Voor Prodeba betekende dit een prettig einde van het jaar en een evenement dat klopte in opzet en uitvoering.

Wat deze samenwerking sterk maakte

Door verantwoordelijkheid te nemen voor logistiek, afstemming en uitvoering, kon HS Events de complexiteit van dit evenement wegnemen. Dat gaf Prodeba het vertrouwen dat alles geregeld was, van opstapplaats tot de laatste bus terug.