IP Handlers | Kerstborrel op locatie

Het jaar afsluiten met aandacht voor collega’s, zonder het werk stil te leggen

Het evenement in het kort

Op het eigen terrein in Aalsmeer organiseerde IP Handlers een kerstborrel om het jaar samen af te sluiten en kerstpakketten uit te reiken. Terwijl het werk doorging, werd een warm en laagdrempelig moment gecreëerd voor collega’s, aanhang en kinderen. Door flexibel mee te bewegen met de planning en de locatie zorgvuldig in te richten, zorgde HS Events voor een evenement dat prettig in het werkproces paste en voor herhaling vatbaar is.

• Aanleiding: kerstpakketten uitreiken en samen het jaar afsluiten

• Grootste uitdaging: het werk moest doorgaan tijdens het moment

• Oplossing: flexibel programma en een warme setting op eigen terrein

• Rol HS Events: meedenken, adviseren en volledige op- en afbouw

• Resultaat: een geslaagde kerstborrel en een tevreden organisatie

Het moment en de aanleiding

IP Handlers wilde een moment creëren om het jaar gezamenlijk af te sluiten en de kerstpakketten uit te reiken. Niet als los evenement, maar als onderdeel van de werkweek. Een warm moment voor collega’s en hun gezinnen, passend bij de periode van het jaar.

De situatie vooraf

De kerstborrel vond plaats op het eigen terrein in Aalsmeer. Tegelijkertijd moest het dagelijkse werk doorgaan. Collega’s waren aan het werk, terwijl anderen even wilden aanhaken voor een kop warme chocolademelk, poffertjes of een kort moment samen. Daarnaast was er een strakke planning. Op zondag moest de tent worden geplaatst, het evenement worden opgebouwd, gedraaid, afgebouwd en de tent weer worden verwijderd, zodat op maandag het werk zonder hinder door kon gaan.

De zorg en spanning

De grootste zorg zat in de combinatie van doorwerken en vieren. Hoe creëer je een kerstmoment zonder het proces te verstoren? En hoe zorg je dat ook collega’s die aan het werk zijn zich welkom voelen om even aan te schuiven? Flexibiliteit en meedenken op locatie waren hierbij essentieel.

De aanpak van HS Events

HS Events startte met een locatiebezoek en gaf advies over de inrichting en routing. De planning van IP Handlers was leidend en daar werd in meegebogen. Omdat het om een betonnen vloer ging, konden er geen haringen worden geslagen. Daarom werd gewerkt met betonblokken om de tent veilig te plaatsen. Door deze technische keuzes vooraf te maken, werden zorgen weggenomen en bleef het terrein volledig bruikbaar.

Het event

HS Events verzorgde de volledige op- en afbouw. Tijdens het moment zelf nam IP Handlers de uitvoering deels in eigen hand, een bewuste keuze die goed aansloot bij hun manier van werken. Deze verdeling gaf ruimte en flexibiliteit, terwijl alles organisatorisch goed bleef lopen.

Het resultaat

Het kerstmoment verliep soepel en werd positief ontvangen. Na afloop van het evenement gaven ze aan dit soort momenten vaker te willen organiseren. De manier waarop alles was ingericht en afgestemd gaf vertrouwen en rust.

Wat deze samenwerking sterk maakte

Door mee te bewegen met de planning van de organisatie en praktische oplossingen te bieden voor locatie en techniek, kon HS Events een warm moment creëren zonder het werk te onderbreken. Dat maakte deze samenwerking waardevol voor IP Handlers.