Blog

Hoe kies je een evenementen locatie?

Een locatie is zeer bepalend voor de uitstraling en sfeer van jouw evenement. 
De ideale locatie is het totaal plaatje van al je wensen en is bepalend voor het succes van jouw evenement.

Onderstaand een checklist, deze is handig om na te gaan of jouw locatie echt geschikt is voor jouw evenement!

    Voelt de sfeer goed bij je? Kan en mag je voldoende aanpassingen doorvoeren om de juiste uitstraling te bereiken?

    Is de locatie goed bereikbaar voor jouw klanten? Houdt hierbij rekening met eventuele auto's, fietsen, OV e.d.

    Overschrijd je mogelijk de maximum capaiteit? Of het is juist te groot (is eventuele verkleining mogelijk)?

    Zijn er voldoende toiletten aanwezig?

    Wat zijn de mogelijkheden op het gebied van catering?

    Ben je verplicht om gebruik te maken van vaste leveranciers?

    Zijn er aanwezige materialen waar je gebruik van mag maken?

    Is er een backstage voor artiesten / personeel?

    Wat zijn de mogelijkheden betreft het geluidsvolume, openingstijden etc?

    Is er verwarming/airco aanwezig in het gebouw?

    Informeer naar de mogelijkheden van opbouw/afbouw van je evenement. Vaak kun je de locatie langer huren tegen een gunstig tarief.
 

Zelf beschikken wij ook over een evenementenlocatie - HAL60 - , klik hier voor meer informatie!
 


Hoe groot zal ik mijn evenement maken?
 
Een vraag die ik veel hoor is: “Hoeveel ruimte heb ik nodig voor mijn evenement?”
Je wilt het evenement knus en gezellig maken maar niet te klein…
Uiteraard moet je voorbereid zijn op wellicht een grotere opkomst, maar de ruimte moet niet te groot zijn..
 
Inschatten hoeveel ruimte je nodig hebt voor je evenement? 

Hieronder een aantal tips!

Vergaderopstelling:

- Theateropstelling (stoelen opgesteld in rijen, gericht naar de spreker): 0,5 m²- per persoon.
- Cabaretopstelling: 1 m² - per persoon
- Schoolopstelling (tafels en stoelen opgesteld in rijen, gericht naar de spreker) 1,5 m² - per persoon

Feest:

- Dansfeest: 1m² - 2 tot 2,5 personen.
- Receptie: 1 m² - per persoon
- Loopfeest met buffet: 1,5 m² - per persoon
- Zittend diner: 1,5 tot 2,5 m²- per persoon

Tijdens mijn volgende blog zal ik jullie tips geven over het aantal drankjes en hapjes voor tijdens een evenement!

Suzanne van Vliet 



Een evenement met beleving
 
Iedere evenementenorganisator krijgt tegenwoordig tijdens het klantgesprek steeds vaker de vraag om een evenement te organiseren met een ultieme beleving voor zijn of haar gasten. ‘Beleving’ - een containerbegrip om gasten echt iets unieks te laten ervaren tijdens het evenement, een trend waar niemand over uitgesproken raakt.

Met het team van HS Events laten wij dan ook steeds meer de authenticiteit terugkomen in de concepten die wij opstellen voor onze klanten. Het ‘echt’ en ‘origineel’ toevoegen aan de beleving van het evenement, om zo de gasten op een originele manier te verrassen.  
Dat is waar het team van HS Events dan ook dagelijks mee bezig is.

Met een gemotiveerd team grote dingen waarmaken, iedere dag weer. Het geeft mij een fantastisch gevoel als alles wat we van te voren met het creatieve team hebben bedacht, ook daadwerkelijk dé ultieme beleving heeft gegeven aan de gasten. Hierbij staan een aantal kenmerken centraal: van het prikkelen van de zintuigen, het toevoegen van een betekenis, de gasten verrassen of verbazing opwekken; onze focus ligt bij de opdrachtgever en zijn of haar gasten.

De afgelopen weken hebben wij met alle fulltime en parttime medewerkers een creatieve en doelgerichte campagne gevoerd en daarmee de Publieksprijs van de Sterkste Schakel 2015 in ontvangst mogen nemen."Dit was voor ons een ultieme belevenis, een belevenis die we nooit meer zullen vergeten!

Suzanne van Vliet



Het juiste catering concept!
 
Organiseer je een evenement, dan is de manier waarop je het eten serveert minstens even belangrijk als wat je voorschotelt. Je hebt tegenwoordig tal van mogelijkheden. Van de traditionele bediening aan tafel tot aan rijdende foodtrucks. Je keuze van set-up hangt af van het soort evenement, de timing, de locatie en uiteraard het budget. Hieronder staan een aantal populaire vormen van catering die anno 2015 trending zijn binnen de evenementenbranche.

Bediening aan tafel
Ideaal voor formele bedrijfsfeesten zoals gala's of benefiets. Dit is ook de formule bij uitstek voor officiële toespraken of presentaties. De gasten zitten aan tafel en richten hun aandacht op de spreker. Deze set-up kies je als je wil dat je gasten diepere gesprekken met elkaar kunnen voeren en netwerken op kleine schaal. Terwijl de gasten in conversatie zijn, kan het diner worden opgediend door de rondlopende kelners.

Buffet
Voor grotere evenementen waar gasten op diverse tijdstippen arriveren, is een buffet de beste formule. Andere voordelen zijn dat je een grote variëteit aan gerechten kan aanbieden en dat je gasten zelf kiezen, naargelang hun dieet: vegetarisch, glutenvrij, vetarm enzovoorts. Om het netwerken te bevorderen, kan er voor verschillende eetgelegenheden gezorgd worden: een paar stoelen met tafels gecombineerd met hoge tafeltje en gezellige lounge hoekjes.

Walking dinner
Deze formule heeft twee voordelen. Je gasten hoeven zich niet te verplaatsen om hun eten te gaan halen. Ze kunnen rustig verder praten terwijl de kelners hen de hapjes brengen. En je houdt je budget perfect onder controle want je bepaalt als opdrachtgever zelf het aantal hapjes. Afhankelijk van de timing van je evenement, voorzie je best wel gerechtjes die voldoende vullen. Je wil immers niet dat je gasten met honger naar huis gaan. Zorg er ook voor dat ze makkelijk met één hand - enkel vork of lepel - het hapje kunnen opeten. Dit is de perfecte formule als je deelnemers voor de volle 100% willen netwerken.

Food trucks
Dé hype van het moment. Op evenementen en festivals kan je er niet meer naast kijken. De traditionele popcorn- en oliebollenkramen. Ideaal voor zowel een groot als een klein evenement. Van familiefeest tot groot festival, een food truck past altijd. Het voedsel wordt vers bereid voor de ogen van de gasten. Een beetje zoals live cooking dus. Kortom, de food truck zorgt voor live entertainment en een leuke beleving voor de gasten.

Suzanne van Vliet


 


Eenvoudig op de hoogte blijven van onze activiteiten?